Süreç kavramını, “Girdileri olan, bunlara değer kazandıran ve sonucunda çıktı elde edilen faaliyetler serisi veya aktiviteler,” olarak tanımlamamız mümkündür. Bir diğer deyişle “Süreç”, ürüne değer katan bir dönüşüm aşamasıdır. Şirketler, amaçlanan bir çıktıyı elde etmek için çeşitli girdiler üzerinde katma değer yaratan faaliyetler yürütürler. Bununla birlikte süreç tanımı aşağıdaki özellikleri de barındırmaktadır.
-Süreç; girdileri olan ve bu girdilere değer ekleyen ve çıktı üreten bir faaliyetler dizinidir.
-Süreç; belirli bir çıktı, ürün ya da hizmet elde etmek için birbirleriyle etkileşim içinde bulunan insan, malzeme, ekipman, yöntem ve çevreden oluşur.
-Süreç; işletme girdilerini işletme çıktılarına dönüştüren etkinliklerin bileşimidir.
Sürecin Temel Unsurları:
Bu unsurları “Girdi”, “Tedarikçi”, “Çıktı” ve “Müşteri” başlıkları altında toplayabiliriz.
Girdi: Müşterinin gereksinim duyduğu mal ve hizmetleri karşılayan, tedarikçilerin sağladığı ürün veya hizmetlerdir.
Tedarikçi: Sürece girdi ve kaynak sağlayan kişi veya kuruluşlardır.
Çıktı: Süreçteki işlemler sonucunda yaratılan ürün ve hizmetlerdir.
Müşteri: Ürün ve hizmetin alıcısıdır.
Süreçler, üç temel faaliyet çeşidinin toplamından oluşur. Müşterileri için değer yaratan ve önem taşıyan faaliyetler; temel olarak fonksiyonel, örgütsel sınırlar arasında iş akışını sağlayan faaliyetler ile kontrol faaliyetlerinin bileşimidir. Şurası unutulmamalıdır ki, süreç kavramı, başı ve sonu olan bir iş demektir. En basit tanımı ile süreçler bir işletmenin müşterileri için “ne yaptığını” ya da ürün/hizmeti yaratan mantıksal iş toplamını ifade eder. Örneğin Internet üzerinden bir ayakkabı siparişinin alınması bir süreçtir. Bu süreçte “sipariş olan ayakkabı” girdi olarak alınır ve müşteriye teslimi ile bu süreç tamamlanır. Burada “teslim” sürecin yarattığı değerdir.
Her sürecin amacı; müşteri gereksinimlerini ve beklentilerini tek bir seferde ve doğru olarak karşılamaktır.
Sürecin başarılı bir şekilde yönetilmesi şirket için bazı temel faydaların ortaya çıkmasını sağlar. Şöyle ki;
-Kaynakların daha etkili kullanımı
-Daha kısa devir zamanı,
-İyileştirilmiş, öngörülebilir sonuçlar,
-İyileştirilmiş fırsatlar.
Süreç Özellikleri
Tanımlanabilirlik: Tanımlanması gereken unsurlar; sürecin tüm unsurları, müşteri istek ve beklentileri, performans hedefi
Dönüşüm: Girdileri değer kazanmış çıktılara dönüştürebilmek
Fiziksel, konumsal, değersel, bilgisel dönüşüm (Malzeme, ekipman, bilgi, enerji vs)
Süreç Yaklaşımı İlkesi Aşağıdaki Gibi Uygulanabilir:
● Hedeflenen sonucun elde edilmesi için gerekli faaliyetler sistematik bir şekilde tanımlanır,
● Ana faaliyetlerin yürütülmesi için açık bir sorumluluk oluşturulur,
● Ana faaliyetlere ilişkin kapasite analiz edilir ve ölçülür,
● Ana faaliyetlerin birbirleri ve organizasyonun işlevleri ile olan bağlantısı belirlenir.