İşletmeler için bilgi yönetimi rekabet bazında son derece önemlidir. Ancak bilgi yönetiminin başarılı olabilmesi için bazı kıstasların bir araya gelmesi ve uygulanması gerekir. Bu kritik başarı faktörlerini bilgi teknolojileri alt yapısı, liderlik, kurallar ve sorumluluklar, yapı ve kültürel açılımlar olarak sıralamak mümkündür. Bununla birlikte bu başlıklara rekabetçi vizyon, bilgi liderliği, bilgi yaratma ve paylaşma, sürekli öğrenme ve sistematik örgütsel öğrenme süreçlerini de katabiliriz. Bu tür kriterler literatürde yönetim liderliği ve desteği, bilgi teknolojileri, strateji ve amaçlar, ölçüm, örgütsel altyapı, süreç ve faaliyetler, kaynaklar, eğitim ve insan kaynakları yönetimi olarak da ifade edilmektedir.
Bilgi yönetimi uygulamalarının etkinliğini artırmak yine işletmelerin elindedir. Etkin bir bilgi yönetimi personelin gelişmesinin yanı sıra işletmenin de hızlı bir değişimi yakalamasına yardımcı olacaktır. Etkin bir yönetim için aşağıdaki birkaç başlığı sayabiliriz:
1.Bilginin elektronik ortamlarda elde edilmesi
2.Ortak bir bilgi havuzunun oluşturulması
3.İnternetin bilginin yayınlamasında ve araştırılmasında kullanılması
4.Personelin yeteneklerinin geliştirilmesi
5.Bilgi yönetimi stratejilerinin oluşturulması
6.Personelin bilgi yönetimi aşamalarında ödüllendirilmesi
Bilgi yönetiminin getirileri
Belirsizliklerin ve değişimlerin sıklıkla yaşandığı iş ortamlarında işletmeler için yüksek performans sağlayan en değerli unsurlardan biri de firmaların öğrenme yetenekleri, yeni ürün ve pazar fırsatlarını yakalama kabiliyetleridir. İşletmelerin bu tür kabiliyetlerini geliştirebilmeleri için en iyi yöntemlerden biri de bilgi üretme, transfer etme ve kullanma konularına önem vermeleridir. Bununla birlikte bilgi yönetimleri uygulamalarını ucuz bütçelerle gerçekleştirmek pek mümkün değildir. Bu nedenle bilgi yönetimi sistemlerinin başarılı olup olmadığını ölçmek ve bu tür değerlendirmeler için temel oluşturmak son derece önemlidir. Böylece işletme yönetiminin dikkati daha iyi bir rekabet için neyin önemli olduğuna çekilecek ve yatırımlar doğru alanlara yönlendirecektir.
Başarının ölçülmesinde karşılaşılan bazı temel zorluklar olabilir. Bilgi varlıklarının ölçülmesi, diğer malzeme ya da makinelerin değerlendirilmesinin aksine, zorluk oluşturmaktadır.
Bilgi yönetiminin etkili bir şekilde yürütülmesi rekabet avantajı, finansal yapının güçlenmesi, yenilikçilik, maliyetleri azaltma, bilginin daha iyi kullanılmasının yanı sıra çalışanların da gelişmesini sağlayacaktır. Tüm bunların başarılı bir şekilde uygulanması işletmenin rakiplerine göre yenilikçi kabiliyet ve performans seviyesini artıracaktır.
Etkin bir bilgi yönetiminin gerçekleşebilmesi için bilgi paylaşımı ile örgüt kültürü arasındaki ilişki de son derece önemlidir. Bilgi yönetimi uygulamalarından elde edilen getiriler şu şekilde sıralanabilir:
Çalışan performansı açısından:
1.Karar almada üstünlük
2.Daha iyi çalışma şekillerinin ortaya çıkması
3.İç iletişimin artması
4. Çalışanın gelişmesi
5.İş birliğinin çoğalması
Örgütsel performans açısından:
1. Kar artışı
2. Maliyetlerin düşmesi
3. Çalışanların yetkinlik düzeyinin ilerlemesi
4. Kalifiye personelin elde tutulması
5. Verimlilik artışı
İş performansı açısından:
1. Ana iş konularında daha hızlı cevap verme
2. Yeni iş fırsatları
3. Yeni ürün gelişiminin hızlandırılması
4. İş süreçlerinin gelişimi
Pazar performansı açısından:
1. Pazar büyüklüğünün artması
2. Pazar payının yükselmesi
3. Ürün veya hizmet kalitesinin iyileştirilmesi
4. Müşteriler için değer yaratılması
Entelektüel sermaye açısından:
1. Entelektüel sermayenin artması
2. Yenilikçilik
3. Öğrenme ve uygulama yeteneğinin artması