Bilginin önemi günümüzden binlerce yıl önce fark edilmişti. Milattan önce pek çok filozof yüzyılımızda hala geçerliliğini koruyan onlarca düşüncenin temelini atıyordu. Persli şair Firdevsi'nin şahnamesinde "Bilge Olan Kişi Güçlüdür" şeklinde bir ifade vardı. İngiliz filozof ve siyaset kuramcısı Thomas Hobbes kaleme aldığı başyapıtı Leviathan'da "Bilgi Güçtür," ifadesini kullanıyordu. Yine İngiliz olan yazar, filozof ve devlet adamı Francis Bacon da bin altı yüzlü yıllarda benzer cümleleri dile getiriyordu: "Bilginin Kendisi Güçtür."
Günümüzde bilginin önemi tartışılmaz boyutlara ulaşmıştır. Bununla birlikte bilginin iyi yönetilmesi en az bilgi kadar değerlidir. Bu filozoflar, şairler, yazarlar ya da devlet adamları için geçerli olduğu gibi evimizde kullandığımız çalışma masasını üreten bir şirket için de aynı önemi taşımaktadır. (Hobbes'un yazdığı Leviathan'ı okumak için bir çalışma masasına ihtiyacımız var, değil mi?) İşte üretim sistemleri ile bilgi sistemlerini içine alarak kaynakları planlamayı hedefleyen ERP'de bir tür 'Bilgi Yönetimi' işlemidir. Ve eğer bu bilgiye sahipseniz işletmenizin başarı istatistiği düşündüğünüzden çok daha hızlı bir şekilde yükselecektir.
ERP'nin başarılı bir şekilde uygulanabilmesi için üç temel yöntem vardır:
*Direkt Geçiş
*Kademeli Geçiş
*İki Sistemin Bir Arada Kullanılarak Geçiş Yapılması
Önce bu geçişleri birlikte inceleyelim:
1.Direkt Geçis (The Big Bang)
Direkt geçiş yöntemi, ERP uygulamaları arasında en zorlu olanlarından biridir. Bu yöntemde ön hazırlıklardan sonra eski sistem bir anda kesilerek yeni sisteme geçiş yapılır. Eğer direkt geçiş yöntemi kullanılacaksa işletmenin çapı ve hedeflenen entegrasyon mutlaka göz önünde bulundurulmalıdır.
2.Kademeli Geçiş (Franchising Strategy)
Bu yöntem çok sayıda şubeye sahip olan işletmelerin tercih ettiği geçişlerden biridir. Genellikle işletmenin tek bir ya da sınırlı uygulama alanında başlanarak ilerler. Böylece herhangi bir aksaklığın tüm sisteme yayılması önlenmiş olur. Bununla birlikte bu yöntem toplam geçiş süresini uzatabilir. Projenin tamamının en başından itibaren görüntülenememesi de yöntemin olumsuzlukları arasında yer almaktadır.
3.Yeni Sistem (Slum-dunk)
Büyümeyi hedefleyen işletmelerin tercih ettiği geçiş yöntemlerinden biri olan "Yeni Sistem", çalışanların zorlanmadan ERP'ye geçişlerine yardımcı olur. Yeni sistem, uygulama tecrübesi artıkça ilavelerin yapıldığı, süresi uzun olmasına karşın en az sorunla karşılaşılan yöntem olarak değerlendirilmektedir. Bu sistemde, geçmişteki sistem tamamen terk edilmeden parça parça geçişler sağlanır. Bu açıdan güvenli olsa da, işletmenin tamamının ERP'ye geçişi oldukça uzun sürmektedir.
Sağlıklı bir geçişin sağlanabilmesi için "Değişim Mühendisliği" ERP'nin olmazsa olmazıdır. Bununla birlikte çağımızın bilgi teknolojilerine sırtını dayasa da ERP sistemine geçişte pek çok zorluk olabilir. Bu süreci dört ana başlıkta inceleyebiliriz.
1.Organizasyonel Zorluklar:
ERP sistemine geçişte işletmenin yapısı ve işleyişiyle ilgili sorunları kapsar. Proje değerlendirme faaliyetinin yeterince yapılamaması; kurulum ekibinin sabit kalamaması, iş gücü sirkülâsyonu; iş süreçlerinin değiştirilme gerekliliği v.b.
2.Teknik Zorluklar:
Bu zorluklardan ilki, mevcut kullanılan sistemden yeni kurulan sisteme veri aktarımıdır. Eski teknolojilerle desteğin kesilmiş olması ya da altyapı eksiklikleri verimli bir aktarımı engelleyebilir. İşletmelerin birbirinden farklı bölgelerde bulunan fabrikaları, satış mağazaları ve benzeri bağlantıların kurulması veri hatları üzerinden yapılmaktadır ve hatların yetersizliği, proje başlangıcını ya da akışını zorlaştırabilir.
3.Yazılımdan Kaynaklanan Zorluklar:
Yazılımdan kaynaklanan sorunlar, yazılım hataları; iş süreçleri ile yazılım arasındaki uyumsuzluklar; yazılıma ait dokümantasyon eksikliği; yazılım danışmanlık hizmetinin yetersizliği; kullanılan yazılımın yerel desteğinin yetersiz kalması v.b. olarak sıralanabilir.
4.Beşeri Zorluklar:
ERP sistemine geçişteki en önemli zorluklardan birini de insan kaynakları oluşturur. Personelin değişimi kabullenmesi bazen zor olabilir ya da yeniliklere karşı koyabilir. Bu tür durumlar ERP'ye geçiş sürecinde ciddi sorunlar yaratabilir. Bu nedenle üst yönetimin yeni kurulan ERP sistemine kesinlikle sahip çıkması gerekir. Böylece işletme çalışanlarının sistemi reddetmesinin önüne geçilebilir.
Yüzyıllardan bu yana süre gelen bilginin güç ya da bilge kişinin güçlü olduğunu düşüncesi, günümüz insanının da unutmaması gereken kavramlardır. Bugünün teknolojisini yaratan bilge insan, beşeri zorlukları da toplumda olduğu gibi işletme içerisinde de çözme yetisine sahiptir.