Bir işletmede ERP sistemlerinin başarılı olması için bazı çalışmaların yapılması gerekir. Bunlardan ilki, üretim aşamasından ürünün çıkış noktasına kadar her departmanın en ince ayrıntısına kadar doğru bir şekilde analiz edilmesidir. Ancak bu analiz ve sonrasında da iş planlaması, ERP sistemi bağlamında ve içerisinde düşünülerek yapılmalıdır. İş planı ya da üretimin, kurulacak yeni sistemden bağımsız olması düşünülemez. Şirketin hazırlık sürecine vereceği önem ve dikkat, ERP uygulamasını direkt etkileyecektir. İkinci önemli nokta da şudur: Kritik konuların farkında olmadan, plansız yapılan ERP uygulamaları, rekabet avantajı yerine, eldeki kaynakların verimsiz kullanılmasına yol açabilir. Peki, ERP sistemleri nasıl başarılı olur?
Şüphesiz ERP'nin şirkette başarılı bir şekilde uygulanabilmesi için üst yönetimin bu sistemi her aşaması ile benimsemesi gerekir. Daha da ötesinde, ERP sisteminin stratejik etkilerinin neler olabileceği öngörülmelidir. Şurası unutulmamalıdır ki, ERP sistemini uygulamak, yazılım sistemini değiştirme işi değil, işletmenin yerini yeniden belirleme ve iş uygulamalarını yeni bir sisteme taşıma işidir.
Bir diğer önemli adım ise, bilgi tekolojileri alt yapısının yenilenmesidir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, iş süreçlerinin mevcut durumla birlikte, beklentileri de karşılayacak şekilde planlanmasıdır. Bu da mevcut iş süreçlerinin ERP modüllerinin yapısına uygun hale getirilerek yeniden tasarlanması anlamına gelmektedir. Bununla birlikte tek bir ERP uygulamasının, bir işletmenin ihtiyacı olan bütün işlevleri yerine getireceği söylenemez. İşletmeler bazı özel ihtiyaçlarını karşılamak için diğer yazılım ürünlerini de kullanabilirler. Burada dikkat edilmesi gereken hassas nokta, ERP sistemi ile işletme içi sistemlerin entegre edilebilir olmasıdır. Böylece ERP, ana sistemi oluşturarak diğer iç sistemlerin kendisine bağlanmasını sağlayacak ve bir yazılım olmaktan çıkarak, yönetimin bir halkası olacaktır.
ERP Danışmanları
Bir işletmede ERP sisteminin eksiksiz çalışması için uygulama boyunca doğru kişilerin yönetimi ve gözetiminde olması gerekir. ERP uygulaması, organizasyon, üretim yönetimi, teknik altyapı ve yazılım bilgisi gibi becerileri gerekli kılmaktadır. ERP, yeni bilgi teknolojilerine bağlı olarak işlevsel, teknik, kişisel bilgi ve becerilere sahip dış danışmanlara ihtiyaç duyulan bir sistemdir. ERP uygulamalarının başarılı olmasında danışmanların rolü atlanmamalıdır.
İşletmeler başarılı bir ERP sistemi uygulaması için çalışanlarından bazılarını bu proje içerisinde görevlendirebilirler. Böylece şirket çalışanları danışmanların bilgi ve becerisinden yararlanabileceği gibi, diğer personel ile sistem arasında bağ kurabilir ve adaptasyonu hızlandırabilirler.