Şirketler için oldukça önemli olan “Süreç İyileştirme”, üzerinde özenle çalışılması gereken bir aşamadır. Bu aşamada, “Süreç İyileştirme Metodolojisi” ile “Süreç Haritası”nın hazırlanması gerekir. Her iki başlık için de bazı ön çalışmalar yapılmalıdır. Süreç iyileştirme metodolojisi için yapılacak hazırlıkta, mevcut durumun değerlendirilmesi, sürecin çözümlenmesi ve iyileştirmenin uygulanması adımları takip edilmelidir. Süreç haritasının hazırlanması için ise haritanın hazırlanması aşamasında sorulacak sorular ve haritanın içeriği düzenlenmelidir.
Süreç İyileştirme Metodolojisi
Süreç iyileştirme metodolijisi aşağıdaki adımlardan oluşur.
1. Hazırlık:
- Üst yönetime, süreç yönetimi seminerinin verilmesi,
- Süreçlerin belirlenmesi,
- Süreç sahiplerinin belirlenmesi,
- İyileştirilecek süreçlere karar verilmesi,
- İyileştirme ekiplerinin oluşturulması,
- Ekip üyelerinin eğitim alması.
2. Mevcut Durumun Değerlendirilmesi:
- Taslak süreç haritasının hazırlanması,
- Müşterilerle görüşmelerin yapılması,
- Süreçte çalışanlarla görüşmelerin yapılması,
- İyileştirilecek alanların ortaya çıkması.
3. Sürecin Çözümlenmesi:
- Benzer durumlarda başkaları neler yapıyor?
- Hedeflerin belirlenmesi,
- Sorunların tespiti,
- İyileştirme seçeneklerinin belirlenmesi,
- Seçenekler arasında seçim yapılması.
4. İyileştirmenin Uygulanması:
- İyileştirme uygulaması için her seferinde bir veya iki kritik süreç ele alınmalıdır.
Süreç İyileştirme
İyileştirilecek süreç aşamasında öncelik, çözümlenmesi ve yeniden tasarlanması gereken alanlardır. Bu tür öncelikli süreçler, kritik süreçler olarak tanımlanır. Bu aşamada müşteri tatmin faktörü olan kritik başarı faktörlerinin ortaya çıkartılması gerekir. İşletmeyi müşteri için diğer rakiplerinden üstün kılacak, pazarda rakibe göre üstün olmasını sağlayacak her şey, kritik başarı faktörüdür.
Sürekli iyileştirmenin bazı temel prensipleri vardır. Şöyle ki;
1. Tüketicinin değişen istekleri önemlidir.
2. Son mamulün kalitesi üretici tüketici ilişkiler zincirinin iyi bir şekilde çalışmasına bağlıdır.
3. Bir mamulden beklenen özellikler kapsamlı, kolay anlaşılır ve ölçülebilir olmalıdır.
4. Tüketicinin mamul hakkındaki düşünceleri yöneticilere iletilmeli ve gerekli değişiklik kararları süratle alınmalıdır.
5. Kalite problemlerini teşhis etme ve önlem alma politikası benimsenmelidir.
6. Yüksek kalitenin yönetici-işçi arasında itimat ve amaç birliği ile gerçekleşebileceği detayı atlanmamalıdır.
Sürecin Sürekli İyileştirme Döngüsü
Sürekli iyileştirme döngüsünde ilk aşama, sürecin değerlendirilmesidir ki bu aşama, ekip oluşumu ve işbölümü, sürecin sorunları ve mevcut performansının tespiti, sürecin müşterilerinin ve uygulayıcılarının-katılımcılarının beklentilerinin belirlenmesi adımlarından oluşur. Sürecin verimliliğini belirleyebilmek için ise sürecin müşterilerinin kim olduğunu bilmek son derece önemlidir.